关于印发《湖南省地方志文献资料保存管理办法（试行）》的通知

湘志发﹝2023﹞11号

各市州、县市区地方志工作机构，地方文献研究所:

《湖南省地方志文献资料保存管理办法（试行）》已经院党组研究同意，现印发给你们，请遵照执行。

特此通知。

湖南省地方志编纂院

2023年7月18日

湖南省地方志文献资料保存管理办法

（试行）

第一条  为加强地方志文献资料保存管理，根据《地方志工作条例》等有关法律法规规定，制定本办法。

第二条  本办法适用于湖南省各级地方志工作机构专门用于集中保存地方志文献资料的库房，包括方志馆、资料室、阅览室、临时存放点、地方志文献资料保存展示区、特藏中心等。

第三条  本办法所称地方志文献资料，包括志书、年鉴、地情文献和在地方志编修过程中收集的地方志资料以及形成的地方志文稿等。

第四条  地方志工作机构应根据地方志文献资料现有藏量及预期增速，配备面积适宜的库房。库房选址应避免潮湿或易漏水易受潮的地方。

库房应当配备适合文献资料保护的消防设施，禁止使用喷淋系统。

因条件所限，可以移交档案馆的文献资料，应当及时移交。

第五条  库房应合理设置书刊架，分类规范存放地方志文献资料。条件允许的，可按《中国图书馆分类法》分类排架，建立文献资料目录。

第六条  地方志工作机构应当结合实际，建立地方志文献资料管理制度，指定专人负责日常保管工作。

第七条  库房应合理设置灯光、通风、防尘防火防盗防潮等设施，建立安全保障设施定期巡查制度和应急预案。

第八条  库房钥匙应由专人管理，不得擅自转交他人保管和使用，不得自行配制。遗失应立即报告，及时换锁。

第九条  库房内严禁烟火，严禁放置易燃、易爆、放射性物品；严禁携带食物进入库房；库房通道严禁堆放杂物。

第十条  库房管理人员应当严格落实消防安全和文献安全工作责任制，做好库房防潮、防霉、防虫、防尘、防光等工作。经常巡查库房内文献保存状况，检查书刊存放状态，及时报告情况。定期投放除虫灭鼠药，及时回收过期药。

第十一条  库房管理人员应当做好书库的卫生清洁工作，维护书库卫生环境，及时清运垃圾。定期清理地面和书架，禁止用湿抹布擦拭书籍上的灰尘。

第十二条  库房应选择天气状况良好的天气通风，避免在阴雨、潮湿、大风、空气污染严重的天气开窗通风。

第十三条  建立健全地方志文献资料入藏、调拨、转移、取用、借阅制度，做好台账记录和交接登记。库房管理人员应定期对逾期未归还的文献资料进行盘点催回。

第十四条  文献资料入藏、分编、上架要及时。可直接上架的文献资料，原则上一周内完成；需要记到的现报现刊，应做到日清日结，归回的文献资料应于当天上架。

第十五条  根据事业发展需要，及时完善库房管理和文献服务操作流程规范，提升工作标准化、规范化水平。

第十六条  本办法自发布之日起试行。