市州、县市区地方志工作机构:

现将《湖南省地方志文献资料保存管理利用办法》印发给你们，请遵照执行。

特此通知。

湖南省地方志编纂院    

2026年11月4日    

附件

湖南省地方志文献资料保存管理利用办法

第一条  为加强地方志文献资料保存管理利用，根据《地方志工作条例》《湖南省地方志工作办法》等有关规定，制定本办法。

第二条  本办法适用于湖南省各级地方志工作机构专门用于集中保存地方志文献资料的库房，包括地方志藏书室、资料室、阅览室、临时存放点、地方志文献资料展陈区、特藏中心等。

第三条  本办法所称地方志文献资料，包括志书、年鉴、地情文献和在地方志编修过程中收集的地方志资料以及形成的地方志文稿等。

第四条  地方志工作机构应根据地方志文献资料现有藏量及预期增速，配备面积适宜的库房。市（州）级地方志工作机构库房面积≥120平方米，县（市、区）级地方志工作机构库房面积≥45平方米。库房选址应当避免潮湿的地方，条件允许的情况下，应适当集中。地方志工作机构根据事业发展需要，及时争取和调整库房面积，完善库房管理。

第五条  库房应合理设置书刊架，按资料类型、区域、时限等因素分类规范存放地方志文献资料，建立文献资料目录。

第六条 库房应合理设置灯光、通风、防尘防火防盗防潮等设施，并定期巡查。库房必须配备手持式灭火器，并定期检查灭火器状态。条件允许的，配备适合文献资料保护的消防设施，禁止使用喷淋系统。因条件所限，可以移交档案馆的文献资料，应及时移交。

第七条  库房内严禁烟火，严禁放置易燃、易爆、放射性物品；严禁携带食物进入库房；库房通道严禁堆放杂物。

第八条  地方志工作机构应结合实际，建立地方志文献资料管理制度，指定专人负责日常保管工作。库房钥匙应由专人管理，不得擅自转交他人保管和使用，不得自行配制。遗失应立即报告，及时换锁。

第九条  库房管理人员应确保消防安全和文献安全，做好库房防潮、防霉、防虫、防尘、防光等工作。经常检查库房内文献书刊保存状况，及时报告情况。定期投放防治虫霉药剂，及时回收过期药。定期清理地面和书架上的灰尘。

第十条  库房应选择天气状况良好的天气通风，避免在阴雨、潮湿、大风、空气污染严重的天气开窗通风。有条件的地方，应安装专门的通风设备。

第十一条  地方志文献资料入藏、调拨、转移、取用、借阅，应做好台账记录和交接登记。库房保管人员发生轮岗、调动、离职的，必须完整办理库房钥匙、台账登记全套移交手续。

第十二条 非境内公开出版物资料入藏前，由文献资料工作部门主要负责人对其进行审核，资料页数在200页及以上的，由文献资料工作分管领导审核。

第十三条  地方志工作机构应利用已建方志馆、图书室、阅览室向社会开放地情资料查阅服务。查阅人员需要复印20页及以上的，由文献资料工作部门主要负责人审批，需要整本或整套资料的，由文献资料工作分管领导审批。

第十四条 受限于资金人员条件，为避免资料流失，不得对外提供资料借阅服务。本级在岗工作人员确有需要的，办理登记后方可借阅，一次借阅时长不得超过90天。库房管理人员应定期清点并对逾期未归还的文献资料进行催回。

第十五条  地方志工作机构应加强文献资料备份管理，向有关档案馆、图书馆、方志馆等公共文化场馆报送已公开出版的地方志文献资料。有条件的地方，应开展电子备份。

第十六条  地方志工作机构应结合实际，逐步推进地方志文献资料的平台化管理、数字化存储。

第十七条  本办法自发布之日起施行。2023年7月18日发布的《湖南省地方志文献资料保存管理办法（试行）》同时废止。